Een goede vergadering begint bij de keuze van de ruimte. Een mooie tafel en comfortabele stoelen zijn pas het begin: daglicht, rust, ruimte om uit te wijken en goed eten bepalen minstens zoveel hoe een directievergadering, strategiesessie of heidag verloopt. Met deze zeven tips kies je een boardroom in Amsterdam die echt bij jouw bijeenkomst past.

7 tips voor het huren van een boardroom

1. Kies voor veel daglicht

Een hele dag vergaderen onder tl-licht is vermoeiend. Kijk bij het vergelijken van locaties daarom niet alleen naar de tafel, maar vooral naar de ramen. Vraag ook waar het licht vandaan komt: van opzij, via een dakkoepel of van meerdere kanten.

2. Zorg voor een aparte break-outruimte

Op een vergaderdag wissel je vaak af tussen plenair overleg en werken in kleine groepen. Met een aparte ruimte hoef je de boardroom niet om te bouwen en kun je ook even vertrouwelijk overleggen. Vraag dus niet alleen naar de vergaderruimte, maar ook naar wat er omheen beschikbaar is.

3. Stem de ruimte af op je groep en opstelling

Een overleg met acht mensen vraagt om een andere ruimte dan een sessie met veertig deelnemers. Bedenk vooraf welke opstelling je nodig hebt: één grote tafel, een theateropstelling voor een presentatie of losse werkplekken. Vraag de capaciteit per opstelling op, want die verschilt per locatie.

4. Huur een locatie exclusief

In een groot vergadercentrum deel je gangen, koffiecorner en lunchruimte met andere groepen. Huur je een locatie exclusief, dan is alle ruimte voor jou. Dat is prettig voor de focus en handig bij vertrouwelijke gesprekken.

5. Let op bereikbaarheid en parkeren

Een vergadering begint pas als iedereen er is. Kies een locatie dicht bij tram en metro, en zoek vooraf uit waar deelnemers met de auto kunnen parkeren. In de binnenstad scheelt een parkeergarage op loopafstand veel zoekwerk.

6. Regel eten en drinken op de locatie

Een goede lunch houdt de energie erin, en een diner na afloop is een mooie afsluiting van een strategiedag. Vraag of catering en diner op de locatie zelf verzorgd kunnen worden, zodat je niet hoeft te verkassen.

7. Ga eerst kijken

Foto's laten niet zien hoe een ruimte klinkt, hoe het licht valt of hoe je binnenkomt. Een korte bezichtiging geeft zekerheid. Bekijk dan meteen de techniek: welk scherm er is, hoe je je laptop aansluit en hoe de wifi werkt.

Vier boardrooms in hartje Amsterdam

The Playing Circle heeft vier historische locaties in Amsterdam centrum. Je huurt ze altijd exclusief en ze zijn alle vier ingericht als vergaderlocatie.

Het Vaudeville Theater

Een theater uit 1850 aan deSingel, vlak bij de Bloemenmarkt. Het plafond van acht meter hoog en de ramen op de gracht geven veel ruimte en licht, en voor werken in kleine groepen is er een aparte break-out ruimte.

Atelier de Vijzel

Aan de Vijzelstraat, tegen over het Stadsarchief. Twee glazen dakkoepels laten het daglicht van bovenaf binnen en je kijkt uit op de grachtentuinen. Dit is onze grootste locatie: tot 60 personen in theateropstelling en 44 aan diner.

De Frederik

Aan het Frederiksplein, op loopafstand van de Utrechtsestraat en Carré. De Art Nouveau-ramen, een binnentuin voor een frisse pauze en twee break-out ruimtes maken De Frederik ideaal als je veel wisselt tussen plenair overleg en werkgroepen.

De Achtergracht

Aan een rustige gracht bij de Amstel. Koepelramen zorgen voor zacht daglicht en er is een aparte break-out ruimte. Een plek om je even terug te trekken uit de drukte van de stad.

Praktisch: bereikbaarheid en catering

Bereikbaarheid en parkeren

Alle locaties liggen op loopafstand van tram en metro: tramhaltes Muntplein, Koningsplein, Rembrandtplein en Frederiksplein, en metrostations Rokin en Vijzelgracht(Noord/Zuidlijn). Kom je met de auto, dan parkeer je bij QPark Prins &Keizer (uitrijkaarten op aanvraag) of via ParkBee met 20% korting met de code ICZGZD3.

Lunch, borrel of diner

Wij werken met  lokale cateraars met passie. Van een lunch tussen de sessies door tot shared dining, een buffet of een meergangen-diner, en van een goed glas wijn tot een volledig verzorgde bar. Blijf je na de vergadering dineren, dan kan dat meteen seated dinner tot 40 personen of een walking dinner tot 60 personen, afhankelijk van de locatie